Folge 47 – HR-Abteilung im Mittelstand: So gelingt der Aufbau

00:00:00: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von VivaTalks.

00:00:02: Noch einmal mit dir heute, Tessa Schild, dass du noch einmal dabei bist!

00:00:06: Ja vielen Dank, ich freue mich und bin gespannt darüber wie wir heute sprechen werden.

00:00:10: Thema soll sein HR-Abteilung in einem Unternehmen?

00:00:13: Wieso brauche ich sie?

00:00:14: Wie baue ich sie auf?

00:00:15: Wie sollte ich vorgehen?

00:00:16: was ist wichtig?

00:00:18: Und wenn nicht das mit jemandem bespreche dann natürlich mit dir.

00:00:23: Von daher... Magst du uns mal kurz deinen eigenen Weg erzählen?

00:00:27: Wir haben jetzt in der ersten Folge nur kurz neunhundert Grad Vorstellungen erhalten, aber ich würde gerne mehr über dich erfahren.

00:00:32: Erzähl doch mal!

00:00:34: Wie war Talks, der Podcast für Unternehmertum Steuern und Karriere?

00:00:39: Genau, ich habe im Jahr zweitausendfünfzehn meine Ausbildung als Steuerfachangestellte angefangen, hab dann also tatsächlich einen landwirtschaftlichen Bereich, weil ich auch so ein bisschen aus dem landwirtschaftlichem Bereich komme und hab dann berufsbegleiten steuerrecht danach studiert.

00:00:56: Ich bin während des Studiums dann zu neunhundert Grad gewechselt.

00:00:59: Und ich glaube, Hauke, also einer unserer Geschäftsführer mit dem ich auch das Vorstellungsgespräch hatte, hat noch so ein bisschen die Hoffnung gehabt dass sich auch den Weg Richtung Steuerberatern gehen.

00:01:09: Ich habe mal gemerkt, dass ich da nie so zu hundert Prozent für gebrannt hab und mir macht oder mehr der Mandatenkontakt immer super viel Spaß gemacht.

00:01:19: aber ich glaube für diese Steuerberateprüfung musst du ein hundert prozent Bock auf das Thema haben.

00:01:26: Dann habe ich mein Studium im Steuerrecht beendet und hab dann die Möglichkeit bekommen, bei uns intern den HR-Bereich aufzubauen.

00:01:35: Und ja, hat mir das ehrlicherweise am Anfang überhaupt nicht zugetraut.

00:01:40: Also er hat gesagt Ja kann ich gar nicht.

00:01:42: also ich kann jetzt ein bisschen Buchführung und Steuererklärung aber HR wie?

00:01:49: habe da aber ganz, ganz großartige Unterstützung von unserem Coach und Unternehmensberater von Noelle bekommen.

00:01:55: Der mich dann sehr intensiv begleitet hat und in dem Bereich nochmal ausgebildet hat.

00:02:01: Und dann hab ich so ein bisschen Learning by Doing die Dinge in der Theorie von ihm gelernt und dann schon direkt angefangen hier in der Praxis auch umzusetzen.

00:02:12: Das war herausfordert, aber ich glaube unter dem Strich ist es uns ganz gut geglückt.

00:02:16: Und ich bin auf jeden Fall mega happy und habe jetzt genau den Bereich gefunden in dem ich zu einer Prozent aufgehe und mein ganzes Herz reinlegen kann.

00:02:24: Ja!

00:02:25: Das merkt man auch immer wenn wir darüber spricht.

00:02:28: wie war denn die Situation als du begonnen hast?

00:02:30: Also was war der Anlass für neun und ein Grad zu sagen Wir brauchen jetzt eine eigene LA Abteilung.

00:02:36: Also wir waren da ungefähr fünfzig Mitarbeitende und waren also uns zwar klar, dass wir in den nächsten Jahren auf jeden Fall nochmal deutlich wachsen wollen.

00:02:45: Wir hatten angefangen so ein bisschen die Teamleiterebene aufzubauen aber das muss sich natürlich auch alles irgendwie miteinander entwickeln und vor allem war einfach unser Ziel langfristig deutlich mehr Bewerbung zu bekommen und uns war klar wenn wir viele Bewerbungen bekommen müssen die irgendwie auch bearbeitet werden.

00:03:06: Also vor allem das Thema Recruiting und Aufbau der Unternehmenskultur waren da eigentlich so die beiden Fokusthemen, würde ich sagen.

00:03:14: Und wer hat es bearbeitet bevor du das übernommen hast?

00:03:18: Das war also wir hatten zum Glück schon Personio als Personalverwaltungstool und dann hat es vorher eine Teamleiterin gemacht, die dann eben auch die Vorstellungsgespräche teilweise noch mit den Geschäftsführern zusammengeführt hat.

00:03:35: Und als ich mich beworben habe, im Jahr ist es noch so eine Art Assistenz der Geschäftsführung.

00:03:42: Die dann die Termine vereinbart hat und dann haben eben die Geschäftsfühler selbst noch die Vorstellungsgespräche geführt.

00:03:49: Waren aber natürlich auch komplett unterschiedlich.

00:03:52: also von Geschäft zu Geschäftsjörer waren die Gespräche ganz ganz verschieden.

00:03:58: uns gab kein einheitlichen Prozess keinen einheitliche Bewerbungsprozess und das wurde natürlich viel Ja, noch einfach Sympathie und Stimmung entschieden, sag ich mal so.

00:04:09: Und wie?

00:04:10: Noch nicht

00:04:11: so professionell!

00:04:13: Das denke ich mir.

00:04:14: Es ist ja doch immer was ziemlich menschlich wenn man jemanden mag stellt man den ein und wenn man ihn nicht bleiben kann es ist halt nicht so.

00:04:20: Aber wie habt ihr konkret begonnen jetzt die Abteilung aufzubauen?

00:04:24: also das hat wahrscheinlich stattgefunden mit der Ernennung deinerseits... zu dieser neuen Funktion, dann wurdest du geschult und wie wurde das dann auch kommuniziert?

00:04:33: oder welche konkreten Aufgaben hast du dann übernommen?

00:04:36: Also das war eigentlich ziemlich cool weil ich von vornherein zu hundert Prozent dann im HR war.

00:04:44: Und ich glaube dass würde ich auf wirklich allen empfehlen die sagen sie wollen eine HR Abteilung aufbauen Macht es bitte nicht so, ah komm du machst jetzt noch... ...fünfzig Prozent Steuererklärung oder Jahresabschlüsse und fünfzig Prozent machst du ein bisschen HR mit.

00:04:59: Weil ja klar am Anfang waren da jetzt noch nicht die mega vielen Aufgaben aber das ging sehr schnell dass ich da wirklich richtig viel zu tun hatte Und es müssen natürlich auch so Prozesse aufgebaut werden.

00:05:14: wenn man Personalverwaltungstool hat dann muss man sich da auf jeden Fall erstmal reinarbeiten.

00:05:18: Du musst dich super intensiv mit der Kultur mit den Geschäftsführern und auch mit allen Mitarbeitenden auseinandersetzen.

00:05:25: Und das kostet ganz viel Zeit, plus du musst dich wirklich persönlich einfach nochmal stark weiterentwickeln und sehr, sehr intensiv mit dem selbst auseinander

00:05:34: setzen.".

00:05:36: Wie hast Du es gemacht durch den Noel?

00:05:38: Hat der Dir dabei geholfen?

00:05:39: Ja!

00:05:40: Der hat mir dabei unglaublich doll geholpen.

00:05:42: also er hat am Anfang ja war da eigentlich eher wie so ein... wie so ein persönlicher Supporter, der immer hinter mir stand und mir dann gesagt hat guck mal jetzt machen wir das in das.

00:05:53: Wie würdest du es machen?

00:05:54: Also es war eher so einen Sparing dass er mir immer mal Input gegeben hat.

00:06:00: Mir dann auch oft gesagt hat so nein also so machen wir es auf gar keinen Fall.

00:06:04: Nette Idee Tessa aber auf keinen Fall.

00:06:08: wo ich dann irgendwann immer schon dachte, jetzt habe ich wirklich... Ich hab eine gute Idee!

00:06:13: Und ich hab alles bedacht und bin zugegangen, da meinte er so ne Machen wir nicht so.

00:06:18: Und das hat mir aber ultra toll geholfen, die Dinge einfach selber zu durchdenken und nicht einfach was vorgegeben zu bekommen um zu sagen aus denen und den Gründen machen wir es genauso sondern selber sich in diese Themen reinzudenken und dann aber schon ein Sparrax Partner zu haben der auch sagt hey!

00:06:38: Das machen wir jetzt nicht Aus denen und dem Grund weil das sind die Risiken.

00:06:41: und da konnte ich viel besser nachvollziehen dass hat für mich super gefunktioniert.

00:06:47: Ja, genau.

00:06:49: Wie hat denn das Team reagiert auf dein Switch?

00:06:52: Weil du hast ja durch diese Stabstelle auch schon eine andere Funktion und warst vielleicht auch ein bisschen kontrollierend tätig, ein bissel mehr angesiedelt auf der Geschäftsführungsseite in nicht mehr so bestandteil des Teams.

00:07:03: Wie war der Shift?

00:07:06: Also ich habe es jetzt gar nicht so krass wahrgenommen... weil ich das geführte, dass sich sowohl vorher, ich hätte vorher die Teamleitung auch schon für unsere Auszubildenden übernommen und hatte eigentlich immer schon Lust mich dazu engagieren.

00:07:26: Und war so einfach in der neuen Rolle nur noch viel mehr an den einzelnen Standorten präsent, konnte eigentlich eine viel engere Bindung oder Beziehung mit allen Mitarbeitenden aufbauen und hat natürlich vor allem auch die neuen Kolleginnen und Kollegen direkt im ersten Kontakt kennengelernt.

00:07:43: Die haben mich ja direkt in der Rolle dann auch kennengelernet.

00:07:48: und mit den bestehenden Kolleginnen und Kollegen hatte ich jetzt nie so das Gefühl, da hat sich eine krasse Distanz oder so entwickelt weil man trotzdem noch mal über das ein- oder andere schnackt, weil wir alle zusammen irgendwie Sport-Events machen

00:08:03: usw.,

00:08:05: aber für verändert, dass ich das hat ja auch schon in der letzten Folge gesagt, dass sich so in diese Rolle reinkommen musste.

00:08:17: Okay und welche Aufgaben kann man sich denn konkret bei einer HR Abteilung vorstellen?

00:08:22: Weil ich weiß es ist eine Erfahrung wir haben diesen Aufbau insofern auch die letzten zwei drei Jahre vollzogen und davor lagen die Aufgaben halt immer bei meinen Partnerkollegen.

00:08:31: Und ich glaube, wenn man das schon immer selber macht kann man sich gar nicht vorstellen warum es gut ist eine HR-Personen zu haben, die das einfach besser kann.

00:08:41: Also wenn wir jetzt mal auf das Thema Recruiting gucken weiß ich ja wie's vorher gelaufen ist oder auch wie es in vielen anderen Kanzleien läuft.

00:08:52: Die Partner haben ultra viel zu tun, die Mandanten wollen stets anständig was haben natürlich auch eine gewisse Priorität.

00:09:00: Die Mitarbeitenden haben auch ihre Themen, mit denen es sich an die Partner wenden, wenn's eben noch keine HR-Abteilung gibt und dann kommen da Bewerbungen rein.

00:09:09: Und dann denkt man sich ja, die Person könnte vielleicht zu uns passen so, die müsste man mal einladen.

00:09:15: So, dann vergeht einen Tag zwei Tage drei Tage, dann im Bestcase ruft man die dann irgendwann mal an oder schickt ihn einfach eine Einladung, dann hat man sich vielleicht gar nicht so die Zeit, sich wirklich auf das Gespräch vorzubereiten.

00:09:30: Dann wird es ein mittelmäßiges Vorstellungsgespräch und im Ergebnis kannst du die Person halt für die Kanzlei nicht gewinnen.

00:09:36: Oder vielleicht kann sie sie für die kanzlei gewinnen?

00:09:39: Hast Sie aber gar nicht richtig getestet.

00:09:41: also weder fachlich noch passt sie wirklich zu unserer Kultur, passt sie zu uns als Unternehmen hat natürlich einen riesigen Mehrwert, wenn du jemanden im HR hast.

00:09:58: Die sich Zeit dafür nehmen kann schnell auf Bewerbungen zu reagieren auch schon mal so die ersten Fragen stellen können.

00:10:09: also ob es nun kurze fachliche Einordnung was hast du bisher schon so gemacht?

00:10:14: ich finde es natürlich persönlich ultra wertvoll wenn man auch ein bisschen etwas Ja, aus dem Steuerbereich versteht.

00:10:21: Ich hab das Gefühl, dass es für mich oft ein Riesenvorteil ist, gerade mit Bewerbenen am Anfang schon mal zu sprechen.

00:10:27: Also hatte ich auch schon die Situation, dass sie dann so ein bisschen flapsig meint und so ... ja, verstehst du überhaupt worüber du da redest?

00:10:34: Dann denk ich mir so...ja!

00:10:37: Du kannst nicht alles sagen.

00:10:38: Ich weiß, mit welchen Lohnprogramm wir arbeiten, ich weiß was soll und ist.

00:10:41: Versteuerung ist.

00:10:43: Frag mich einfach,

00:10:44: ist in Ordnung.

00:10:46: Aber ich glaube, dass das einen riesigen Vorteil ist und dass man einfach dann schnell in diesem persönlichen Kontakt kommen kann.

00:10:55: Und diesen ganzen Picrouting-Prozess von dem ersten Telefonat, die Termineplan dahin fahren – wir haben ja nun auch fünf Standorte.

00:11:05: also du musst für die Vorstellungsgespräche irgendwie auch flexibel sein.

00:11:08: das heißt so ein Vorstellungengespräch kostet dich schnell mal drei vier Stunden!

00:11:13: Die Zeit haben unsere Partner einfach nicht das Gespräch noch mal nachzuhalten.

00:11:20: Zu gucken, passt die Geheilsvorstellung?

00:11:23: Passt es an unser Geheißgefüge dann einen Vertrag zu erstellen?

00:11:26: Sich mit der Person nochmal zutreffen?

00:11:28: Dann zu überlegen, zu welchen Events können wir die vielleicht schon einmal einladen?

00:11:33: also diese ganzen eigentlich Kleinigkeiten was man denn ja so preboarding oder so nennt aber im Kontakt mit dem Bewerber weiterhin zu bleiben.

00:11:45: ich glaube dass ist ultra wertvoll Und erzeugt auch schon eine ganz, ganz große Bindung bevor man eben dann den ersten Arbeitstag hat.

00:11:53: und deswegen haben wir glaube ich durch einen guten Bewerbungsprozess auch wenig Fluktuation.

00:11:59: jetzt so in der Onboarding Phase zum Beispiel hatten für vorher auch viel.

00:12:06: Du hast jetzt in deiner Schilderung so viele Themen erwähnt wofür man HR braucht.

00:12:10: also ne es ist wenn das jetzt ein Unternehmer da draußen anhört Gehaltsgefüge, Stichwort.

00:12:16: Du musst dir erst mal überlegen, habe ich ein Gehaltegefüger?

00:12:18: Welche Stellenprofile hab' ich

00:12:20: überhaupt?".

00:12:20: Das ist ja normalerweise gar nicht vorhanden!

00:12:23: Man stellt irgendwie die Leute so nach Gusto ein und dann will der irgendeinen Gehalt haben und dann sagt man halt Ja okay

00:12:28: aber

00:12:28: macht man sich da Gedanken darüber ob das in den Gehaltesgefügel passt?

00:12:32: Eidauert also.

00:12:33: die meisten Unternehmer die keine HR-Abteilungen haben, die ich kenne machen das nicht.

00:12:36: oder Arbeitsverträge wer erstellt es?

00:12:38: macht das der Rechtsanwalt?

00:12:39: wie halte ich das aktuell?

00:12:41: Wie sorge ich dafür dass irgendwie so spezielle Regelungen Unternehmensinterner reinfließen.

00:12:45: Wie mache ich Nachträge zu Anstellungsverträgen?

00:12:48: Wie dokumentiere ich Gespräche, das sind ja alles Themen die laufen.

00:12:51: somit aber die machst du halt hundertprozent professioneller und halt auch bewusster wie wenn es jetzt ein Partner nebenbei tun würde.

00:13:00: Ja aber auch einfach weil ich dann den Kopf dafür habe.

00:13:03: Ich muss mich nicht noch um Mandanten und so weiter an sofort kümmern sondern ich kann da mal einen Fokus drauflegen.

00:13:11: Aber da hört man ja auch schon raus, dass man jemandem braucht der den Fokus drauflegen kann.

00:13:15: Weil ich glaube jetzt nicht, dass jemand, der eine Riesen-Emailliste hat von Dingen die er noch bearbeiten muss und drei Rückrufe und noch fünf andere Themen Dann denkt der Mitarbeiter irgendwie zu einem Sommerfest einzuladen, obwohl er da noch gar nicht gestartet hat oder ihm irgendwie zur Prüfung alles Gute zu wünschen.

00:13:32: Obwohl er erst in einem halben Jahr anfängt?

00:13:33: Das sind alle so softe Themen die glaube ich aber bei den Leuten viel gut machen und die dazu führen wie du sagst dass sie halt auch gut ankommen und dann halt auch lange bleiben.

00:13:42: Und allein da zusammenfassend... Das wollte ich dir noch fragen.

00:13:47: Was kostet das natürlich?

00:13:48: Aber ich vermute, dass sich die Kosten da schon amortisiert haben wenn du dafür sorgst zu den Leuten nicht gehen weil so ein Onboarding oder eine Einstellung, die dann schief geht, kostet unglaublich viel Geld und das rechnet sich aber niemand aus.

00:14:01: Nee, das ist so.

00:14:03: also wenn dich Mitarbeiter in den ersten Monaten wieder verlassen und mal abgesehen von den ganzen härteren Kosten im Sinne von Einrichtung Arbeitsplatz

00:14:12: usw.,

00:14:13: was man sich auch für Mühe macht für das Onboarding, für die Einarbeitung.

00:14:18: Was es am Ende wieder kostet Mandate um zu verteilen und so weiter.

00:14:22: Frust bei Mandanten.

00:14:24: Da ist man sehr schnell bei einem großen Betrag und das lohnt sich glaube ich da dann das Ganze ein bisschen professioneller aufzubauen.

00:14:35: Und was ich auch glaube ist gerade dieses Thema Gehalt weil du das gerade nochmal aufgegriffen hast.

00:14:43: Ich glaube, dass es für Unternehmer oft auch sehr einfach emotional ist.

00:14:48: Wenn sie jetzt mehr okay in dem einen Team... Da brechen uns gerade zwei Leute weg so!

00:14:54: Das ist mein Unternehmen.

00:14:55: ich muss am Ende des Monats muss sich die Gehälter zahlen.

00:14:58: Ich muss dafür sorgen, dass die Mandanten zufrieden sind und so weiteres is ja was super emotionales.

00:15:04: Und wenn dann eine Bewerberin oder ein Bewerbern um die Ecke kommt und der passt vom Profil perfekt dazu will aber leider irgendwie fünfhundert oder tausend Euro zu viel Gehalt haben.

00:15:18: Die Wahrscheinlichkeit, dass man als Unternehmer dann sagt ja komm, aber unsere Not ist gerade so groß wie geben dir das?

00:15:26: Du bist jetzt eher auch irgendwie du bist auch super sympathisch gewesen und du hast mir das Blau vom Himmel auch noch versprochen.

00:15:31: toll machen wir ehrlicherweise auf.

00:15:36: bei uns in der Vergangenheit ist die Wahrscheinlichke, dass die Person dann eingestellt wird relativ groß wozu das aber am Ende im Team führt.

00:15:45: Darüber macht man sich in dem Moment nicht so richtig Gedanken und ich hatte jetzt auch vor ein paar Wochen die Situation, dass bei uns drei Leute in einem Team gleichzeitig oder relativ kurz nacheinander gegangen sind.

00:15:59: Das ist erstmal eine richtig krasse Stresssituation.

00:16:01: trotzdem war für mich von vornherein klar wenn wir eine neue Person einstellen dann nur wenn eben alle Themen passen also wenn sie ins Gehaltsgefüge des Teams passt und dann das auch so konsequent zu kommunizieren, vielleicht fällt es mir auch leichter weil ich mich eben in dieser Rolle sehe.

00:16:23: Weil ich die anderen Teammitglieder schützen möchte, weil ich das Unternehmen schützen will, weil wir können jetzt auch nicht dann tausend Euro mehr Gehalt einfach zahlen und es wird auf beide Seiten langfristig irgendwie nicht happy machen, weil da natürlich auch die Erwartungshaltung steigt.

00:16:37: aber dass aus der Rolle heraus zu kommunizieren ist, glaube ich viel leichter als wenn das so dein eigenes ist.

00:16:48: Das stimmt!

00:16:49: Der Schmerz ist da nicht so groß und du erfüllst einfach deine Rolle sehr zweckmäßig und ich glaub dass wir alle in der Vergangenheit schon Einstellungen getätigt haben die wir zurückblicken nicht mehr tun würden und die uns wahrscheinlich letztendlich vielmehr Geld gekostet haben als wenn wir die Person nicht eingestellt hätten und ein paar Wochen, Monate länger auf die richtige Person gewartet hätten.

00:17:08: Aber das, sich selber zu ermahnen ist Unternehmen, das nicht zu tun.

00:17:12: Ist natürlich hart vor allem wenn man jemanden hat wie dich oder unsere HR-Person die einen da dann eben ermahnt es nicht zutun.

00:17:20: und dann was ich auch oft wahrnehme aus dem Team Die wissen ja dann auch dass Leute die neu kommen mehr verdienen oder also Antizipieren ist zumindest.

00:17:29: Und wenn man sich halt eben an Gehaltsgefüge hält und das richtig verhandelt passiert das halt auch nicht.

00:17:35: Das bekommen halt alle das, was sie für ihre Leistungen verdienen.

00:17:39: Ist schwer!

00:17:41: Ja... sehr spannend.

00:17:46: Wie ist es denn jetzt so in deinem laufenden Arbeitsalltag?

00:17:49: Wieviel Prozent würdest du sagen nimmst du das Thema Atmen ein?

00:17:53: wie viel beanspruchen dich die Führungskräfte, wie viele beansprachen dich die Mitarbeiter und die Geschäftsführung?

00:17:58: Was tust du so wenn du im Durchschnitt schilderst?

00:18:02: Also, meine Rolle hat sich ja jetzt in diesem Jahr auch schon ein bisschen verändert.

00:18:06: Weil ich eine Kollegin Hartrika, die mich jetzt im H.A.

00:18:10: unterstützt und jetzt ab August dann Vollzeit da ist.

00:18:15: Sie hat vorher noch parallel ihren Master gemacht.

00:18:18: Und ... Die haben mir jetzt schon ganz viele administrative Themen abgenommen.

00:18:25: So einen Prozent.

00:18:26: Oh, finde ich es super schwer zu sagen!

00:18:30: Aber... administrativ ist es schon ein wirklich großer, großer Aufwand.

00:18:35: Also ich würde fast sagen an die fünfzig Prozent wenn wir die ganzen Protokollierung von Gespräche, von Vorstellungsgesprächen Änderungen Anpassung von Arbeitsverträgen Vorbereitung von unserem von unserer internen Lohnabrechnung und so weiter damit aufnehmen.

00:18:54: und eben auch die Mitarbeiter Gespräche Die Vor-Nachbereitung mit den Teamleitern Und die anderen, die andere Hälfte würde ich sagen ist schon der direkte Austausch mit den Teamleitern und mit der Geschäftsführung eben vor allem so unsere wöchentlichen Meetings oder zwischendurchmal Abstimmung.

00:19:16: Und dann ganz viel natürlich die strategische Zusammenarbeit.

00:19:20: Machst du auch so Reporting von Kennzahlen fürs Unternehmen?

00:19:27: Also ich mache das vor allem... für unsere Bewerberzahl macht das auch für alle transparent.

00:19:32: Ich schreibe immer... eigentlich war es mal monatlich, in letzter Zeit war ich da ein bisschen nachlässig aber ich schreib immer Newsletter für alle Mitarbeitenden wo ich dann weil mir jetzt einfach so einen Anliegen war gewisse Themen transparenter zu machen also alle irgendwie mitzunehmen wie gesagt wir haben fünf Standorte und einige Leute die auch zu einer Prozent remote arbeiten und damit alle auf dem gleichen Stand sind schreiboich dass was so passiert ist, was so ansteht.

00:19:59: Dann irgendwie immer ein kleines Thema des Monats.

00:20:02: Da werden auch mal unangenehmere Themen, also kritische Themen einfach erläutert oder da ein bisschen Transparenz gegeben und da teile ich unsere Bewerberzahl.

00:20:15: wie viele Vorstellungsgespräche haben wir geführt?

00:20:17: Wie viele Leute haben wir eingestellt?

00:20:18: Wie vielen haben wir abgesagt?

00:20:22: Und das ist ganz cool!

00:20:23: Ich glaube es ist auch gerade wenn man in einem Team auch einen Engpass hat und sagt, oh da fehlt uns jetzt gerade eine Person.

00:20:32: Nämlich sehr gerne dann auch explizit das Team in so wöchentlichen Updates einfach mit und sagt hey Leute wer ist diese Woche vier Vorstellungsgespräche geführt um zu zeigen wir kümmern uns darum und wir sind daran und für die Geschäftsführung werde ich dann auch regelmäßig Kennzahlen aus.

00:20:53: ja

00:20:55: Auch so Themen wie Krankheitsquote und sowas, schaut ihr es sowas an?

00:20:59: Ja gucken wir uns auch zwischendurch an.

00:21:01: Also Abwesenheiten natürlich immer.

00:21:06: ja man kann sich die Zahlen angucken aber man muss dann natürlich auch ein Stück weit integrieren bzw da einfach auch die richtigen Schlüsse draus ziehen.

00:21:16: Wenn wir uns zum Beispiel auch die monatlichen Umsätze angucken, müssen wir natürlich mal schauen wie sieht es eigentlich mit den Abwesenheiten aus.

00:21:25: Hatten wir irgendwie einen hohen Krankenstand?

00:21:28: Haben im August irgendwie siebzig Prozent Urlaub gemacht oder so?

00:21:31: Das sind ja einfach Dinge, die muss man dann vielleicht im nächsten Jahr bei der Urlaubsplanung ein bisschen... Verändern und berücksichtigen, wo ich dann mit den Teamleitern und auch der Geschäftsführung im Austausch bin.

00:21:42: Aber gerade diese operativen Themen sind eigentlich eher zwischen mir und den Team-Leitern.

00:21:49: Okay!

00:21:50: Und wenn gibt es noch Momente, wo Leute deine Aufgaben übernehmen?

00:21:54: Und wie gehst du damit um?

00:21:57: Also dass sie das irgendwie meinen selber entscheiden zu müssen oder durchführen zu müssen, dich da nicht dazuzunehmen?

00:22:03: Ja passiert manchmal... Dann habe ich inzwischen gelernt mich auch mal zurückzulehnen, zuzugucken.

00:22:10: Und dann wenn es schief geht da zu sein und der Person also gerade bei den Teamleitern passiert das eben manchmal gar nicht aus böse Absicht und dann aber mit denen gemeinsam ja das ganze wiederum zu reißen.

00:22:25: Ja!

00:22:25: ...

00:22:27: an Unternehmer denkst, die jetzt Lust haben aufgrund der Folge vielleicht eine HR-Abteilung aufzubauen.

00:22:33: Ich habe gestern erst ein Gespräch mit jemandem geführt, der meinte dann so er hat ja schon eine Personalabteilung und es stellt sich heraus dass das halt einfach nur irgendwie eine umfunktionierte Assistenz ist, die das so halt mitmacht oder irgendwelche Dokumente macht.

00:22:44: Was ist der Unterschied zwischen dieser Art von Personalbearbeitung... ...und dieser strategischen Sache?

00:22:50: Was kann ich mir davon erwarten?

00:22:53: Meinst du jetzt was zu dir von der strategischen Zusammenarbeit... Also ich glaube, dass so ein bisschen Recruiting nebenbei Mitmachungen und Arbeitszerträge anpassen.

00:23:05: Das ist halt eine stark administrative Aufgabe.

00:23:08: auch das ist natürlich für die Geschäftsführung schon eine Entlastung wenn es einfach jemand übernimmt.

00:23:12: aber wenn du wirklich sagst Ich möchte in der HR-Abteilung aufbauen vor allem eben auch im Unternehmen dann macht es in meinen Augen ab einer gewissen Größe auch Sinn.

00:23:30: Du hast eine strategische Verantwortung, wir haben auch klare Erwartungshaltung an dich.

00:23:35: Ich habe natürlich auch viele Freiheiten da aber am Ende muss es funktionieren und das müssen Mehrwert fürs Unternehmen haben und das muss für alle spürbar sein und das ist meine Aufgabe das eben hinzubekommen und natürlich am Anfang ein Stück weit Vertrauen von der Geschäftsführung zu kriegen.

00:23:55: Aber das war von vornherein ganz klar meine Mission.

00:23:58: Dieses Vertrauen, was die mir entgegen gebracht haben so dass ich will den zeigen... ...dass sich das gelohnt hat und ich will denen zeigen, dass es ein Mehrwert hat.

00:24:06: Und am Anfang gab's auch den einen oder anderen Geschäftsführer der das auch in Frage gestellt hat kann man auch offen und ehrlich zu sagen der gesagt er weiß nicht ob wir das jetzt wirklich brauchen und ob Tessa da jetzt so die richtige für ist?

00:24:18: Gab es!

00:24:20: Und dann war es mein persönlicher Ansporn eben nicht beleidigt zu sein sondern Ja, dass der Person zu beweisen und zu zeigen es hat mehr Wert.

00:24:31: Ihr könnt euch ein Stück weit zurücklehnen Und ihr könnt mir auch ganz klar sagen was eure Visionen für die Kanzlei sind und ich werde mir dann Maßnahmen überlegen wie wir das konkret dann auch mit den Team gemeinsam umsetzen können.

00:24:47: Ich höre aber jetzt auch raus Das hatten ja in eins-zu-eins Gesprächen schon oft Teil der Geschäftsleitung bist insofern als dass die alles mit dir teilen.

00:24:57: Und ich glaube, dass das zurückkommen zu dem Gespräch gestern eben diese administrativen Bearbeiter dieser Nachtrag zum Beispiel auch nicht sind.

00:25:05: Das ist gar wie auch noch ein Unterschied.

00:25:07: Wie setzt ihr das konkret um?

00:25:09: Weil da haben ja schon viele Geschäfte oder auch die Hürde das zu teilen alle so transparent.

00:25:13: Voll.

00:25:14: und da musste ich mich natürlich am Anfang auch so bisschen anpassen.

00:25:18: also als ich in diese HR-Rolle gekommen war.

00:25:22: drei Herren in der Geschäftsführung.

00:25:24: Und Noelle hat von Anfang an zu mir gesagt, du bist also in diesen Kreisen jetzt mit drin?

00:25:31: Ich kann dir sagen die sind alle sehr speziell und sie werden sich nicht anpassen!

00:25:36: Du musst dich denen anpassen.

00:25:38: ich muss da auch ganz ehrlich Lisa mal über den einen oder anderen Spruch hinweg hören weil die sonst nicht auf dieser Ebene mit mir auch ihre relevanten Dinge teilen.

00:25:49: wenn Sie mich eben akzeptieren, respektieren und mich so in ihrer Gruppe mit aufnehmen.

00:25:55: Dann ist es super schwierig mit den Geschäftsführern gemeinsam an dem Unternehmen zu arbeiten.

00:26:02: Und ein bisschen diese Augenhöhe mit den Geschäftsführer.

00:26:08: Das war meine Aufgabe!

00:26:10: Die sind jetzt nicht zu mir runtergekommen sondern ich muss sie mich positionieren.

00:26:15: Es hat einfach auch eine Zeit lange gedauert mir da so ein bisschen auch den Platz in der Runde zu erarbeiten und das finde ich aber auch vollkommen legitim.

00:26:28: Weil nur so kannst du dann wirklich, wenn du einen Teil von dem Ganzen bist, kannst dir ja wirklich auch eng und vor allem mit einem hohen Vertrauen mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten.

00:26:41: Das stimmt!

00:26:41: Du kriegst jetzt da natürlich viele vertrauliche Informationen – Ich denke die Mitarbeiter teilen auch viele vertrouliche Informationen mit dir.

00:26:48: Wie gehst du mit diesem Konflikt um?

00:26:50: Wie die Geschäftsführung wissen, was hat denn der und der gesagt?

00:26:53: Typisch neugierig einfach.

00:26:55: Und andersrum auch oder wie ... das ist ja ein bisschen eine Sandwich-Rolle, wie nimmst du die wahr?

00:27:01: Eigentlich auch inzwischen immer mit dem Blick auf die Rolle.

00:27:06: also was tut den Unternehmen gerade gut?

00:27:09: und wenn es denen gibt, die Mitarbeiter ansprechen wo ich denke war dass Das müsste ich der Geschäftsführung sagen, dann bespreche ich das vorher mit den Mitarbeitenden.

00:27:20: Aber ganz viele Dinge... Lisa, das kriegen die gar nicht mit!

00:27:24: Was regelte ich einfach?

00:27:25: Also nehmt mich von den Mitarbeiter auf und finde dafür eine Lösung.

00:27:28: Vielleicht informiere ich irgendwann die Geschäfts- zurung und sage hey da hatten wir übrigens ein Thema.

00:27:32: Manchmal vergesse ich sehr sicherweise auch.

00:27:34: Und ich glaube dass es auch was so für dir einfach sehr dankbar sind, dass sie sich nicht mehr mit allen Problemen beschäftigen müssen bei der Geschäftsführung genauso.

00:27:45: Die sind da jetzt nicht ultra neugierig und sagen, was hat Mitarbeiter XY gesagt?

00:27:49: Sondern die sehen viel mehr inzwischen einfach so das große Ganze.

00:27:55: Und wenn das große ganze läuft, sind sie happy!

00:27:59: Wenn es an irgendwelchen Stellen nicht funktioniert merken Sie glaube ich aber auch inzwischen in der Zusammenarbeit mit mir... Ich habe's auf dem Zettel Ich hab da schon zwei, drei, vier Gedanken zu und ich hab's im Blick.

00:28:11: Und sie brauchen sich keine Sorgen machen so.

00:28:16: Sehr gut!

00:28:18: Abschließend wenn jetzt jemand Lust hat eine HR-Abteilung aufzubauen wie sollte die Person vorgehen?

00:28:24: Und vor allem wie solltet die Person auch diese Person ausbilden?

00:28:28: also ich weiß ja dass du selber hr Business Partner ausbildest.

00:28:31: vielleicht kannst du im Hinblick auf das noch mal ein bisschen berichten.

00:28:35: Ja also ich glaube... Ultra wertvoll ist erst mal im eigenen Team tatsächlich zu gucken, ob es da jemanden gibt oder die vielleicht Lust auf so eine Position hätte, in der man gewisse Potenzial sieht.

00:28:50: Das ist manchmal schwierig das im eigenen Unternehmen wirklich zu erkennen aber da kann auf jeden Fall einen Blick von außen sehr stark helfen die richtige Person vielleicht auch aus der eigenen Kanzlei zu finden und dann finde ich sehr wichtig, dass die Person dabei unterstützt wird.

00:29:09: Weil es ist wirklich schwierig wenn du in der Person diesen Titel gibst und sagst du bist jetzt HR und schmeißt sie so doll ins kalte Wasser weil Sie WIT Probleme bekommen also sie wird von Mitarbeitenden vielleicht nicht in ihrer Rolle akzeptiert werden usw.

00:29:26: Wenn sie da oder er dann alleine ist, dann wird's schwierig das irgendwann wieder zu drehen.

00:29:34: Also dann verlierst du vielleicht relativ schnell auch schon das Vertrauen, dann ist so ja hier ja HR haben wir jetzt aber braucht kein Mensch und dass die Mitarbeitenden auch HR wirklich als Mehrwert empfinden.

00:29:46: und die Geschäftsführung?

00:29:47: dafür brauchst du einen Plan plan.

00:29:51: wo soll es eigentlich hingehen?

00:29:53: was machst du step by step?

00:29:54: Du brauchst ein paar quick wins auf Mitarbeiterseite Genau, und da hilft es glaube ich unglaublich erst mal mit anderen HR-Verantwortlichen im Austausch zu sein.

00:30:08: So wie zum Beispiel bei uns in der HR Business Partner Ausbildung sind jetzt zehn Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Unternehmen und Kanzleien.

00:30:18: Und da behandeln wir dann einfach step by step die ganzen Themen, die dann in der Theorie behandelt werden und eben aber auch in der Praxis umgesetzt werden und wo man sich auch so ein bisschen mit den anderen Unternehmen austauschen kann und sagen kann, hey was hat bei euch gut funktioniert?

00:30:33: Und was nicht.

00:30:35: Man lernt natürlich auch viel von ... Den anderen kann es sein also von den Fehlern, von den Erfolgen.

00:30:41: Was ist gut gelaufen?

00:30:43: Ja wo kann man sich noch verbessern?

00:30:46: und das finde ich ganz ganz ganz wichtig.

00:30:48: Ich hatte ja damals habe das eigentlich so eins zu eins bisschen mit Noelle gemacht Und war da viel mit ihm im Austausch, aber deswegen war es ja auch genau unser Gedanke.

00:30:59: Eigentlich wollen wir ein bisschen das theoretische Wissen was Noel natürlich hat und so ein bisschen dass was ich jetzt aus der Praxis die letzten drei vier Jahre gelernt habe miteinander vereinen.

00:31:12: Ich glaube ist ganz cool.

00:31:15: Sehr gut!

00:31:16: Jetzt komme ich schon zur heutigen Schätzfrage, die wahrscheinlich etwas anders beantwortet werden wird.

00:31:22: oder ich würde gerne eher deine Empfehlung abfragen.

00:31:25: Ab welcher Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl würdest du empfehlen für Personal eine eigene Person oder Abteilung zu schaffen?

00:31:34: Also bei uns war es da waren wir ungefähr fünfzig Mitarbeitende und das finde ich eigentlich ne gute Größe.

00:31:40: wenn man jetzt sagt okay ich will für immer bei fünfzig mitarbeitenden bleiben dann weiß nicht.

00:31:46: aber wenn man ungefähr bei fünfzig mitarbeiten ist und strategisch einfach wachsen möchte Ich weiß, dass es in mittelständischen Unternehmen oder auch in Konzernen schon ab viel weniger mitarbeitende HR-Abteilungen gibt.

00:31:59: Aber gerade für Kanzleien ... Weil man's natürlich auch... Du nimmst eine Person komplett aus dem Operativ raus die macht keinen Umsatz mehr und so weiter Und das müssen die anderen natürlich mittragen und deswegen glaube ich, dass ab fünfzig das ne ganz gute Größe dafür ist.

00:32:18: Sehr gut.

00:32:19: Vielen lieben Dank Tessa.

00:32:21: Auch dieses Folge hat mir sehr viel Spaß gemacht.

00:32:24: Bis nächste Woche, Donnerstag!