Folge 54 – Diese 6 Buchhaltungsfehler solltest du als Gründer vermeiden

00:00:00: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Vybertox.

00:00:02: Die ersten Kundenzahlen, der Kontostand füllt sich die ersten Rechnungen gehen raus.

00:00:07: Irgendwann jetzt spätestens sollte man sich Gedanken machen wie man das Thema Buchhaltung wirklich angeht und ob das Thema später nervig wird und man den Joy-Berater auch als nerviger empfindet oder ob man es für sich als Unternehmer nutzt entscheidet sich genau jetzt Und genau darüber dürfen wir heute sprechen.

00:00:23: Im Anschluss gibt es noch einen Sechspunkteplan, was man auf jeden Fall beachten sollte wenn man die Buchhaltung aufsetzt also dranbleiben und der neuen Folge lauschen.

00:00:32: Florian mit dir, sodass du dabei bist!

00:00:34: Ja ich freue mich Lisa.

00:00:35: vielen Dank.

00:00:36: Genau unsere Unternehmerreise geht heute weiter.

00:00:39: Ich bin gespannt.

00:00:41: VivaTalks – Der Podcast für Unternehmertum Steuern & Karriere.

00:00:46: Also nachdem wir uns jetzt für eine Rechtsform entschieden haben und wissen, in welcher Formierung wir künftig tätig sind müssen wir uns natürlich jetzt Gedanken machen wie man es alles organisatorisch sauber abdeckt.

00:00:56: Und das Thema Buchhaltung ist natürlich irgendwie für Unternehmer schon Schritt eins nach der Gründung mit dem er sich auf jeden Fall befassen sollte.

00:01:04: was muss man denn überhaupt da beachten?

00:01:07: Was brauche ich?

00:01:07: Brauche ich Tools?

00:01:08: Braue ich Menschen?

00:01:08: Was mache ich?

00:01:11: Genau, also das allerwichtigste du hast es gerade gesagt ist ich Gedanken mache.

00:01:14: Weil wir haben oft das Problem dass Leute sich dann an der Stelle keine Gedanken früh genug machen und hinterher muss man aufräumen.

00:01:22: das chaotisch.

00:01:22: was heißt Buchhaltung eigentlich?

00:01:24: Letztendlich geht's darum dass ich das was beim Unternehmen so passiert Geschäftsvorfälle die muss ich irgendwie aufzeichnen.

00:01:31: warum macht man das?

00:01:33: Zum einen macht man das für's Finanzamt, damit die am Ende sagen können was muss Steuern gezahlt werden.

00:01:39: Jährlich aber auch monatlich zum Beispiel Umsatzsteuervermeldung.

00:01:42: Zum anderen macht man es natürlich auch für sich selber als Unternehmer, damit man einfach weiß wie läuft denn das Unternehmen?

00:01:48: Mache ich Gewinn, mache ich Verlust?

00:01:49: Wie hoch sind meine Kosten?

00:01:51: Das sind die wichtigsten Sachen.

00:01:52: und ja worüber muss ich mir Gedanken machen ist eine ganz glaube ich breite Auswahl.

00:01:57: dann im Bereich der Buchhaltung

00:01:59: Das stimmt.

00:02:00: Und am Schluss ist es ja auch so, dass ich irgendwann einfach Rechnungen geschickt bekomme und erste Kundenrechnung entstelle und mir da schon überlegen muss wie mache ich das?

00:02:09: Also wo speichere ich die Belege ab?

00:02:11: mit welcher Software bezahle ich das?

00:02:13: mach ich das mit dem Online Banking oder mache ich dann mit irgendeinem Tool?

00:02:16: Wie gebe ich dir den Steuerbär?

00:02:18: Da mache ich die Buchwaltung vielleicht auch selbst.

00:02:20: Welche Fehler siehst du dabei?

00:02:22: den Gründern in den ersten Monaten am häufigsten

00:02:25: Also das Typischste oder auf Platz eins, würde ich mal sagen ist sich einfach gar nicht kümmern.

00:02:29: Und was passiert dann?

00:02:31: Dann hat man auf den verschiedensten Kanälen per E-Mail in irgendwelchen Plattformen vielleicht schlimmstenfalls noch als Papier kleine Belege.

00:02:39: im Geldbeutel hat man unterschiedlichsten Stellen, Belege und Informationen und desto länger man wartet desto mehr wird es.

00:02:46: und plötzlich hat man hunderte Belege an allen möglichen Stellen und muss die dann sortieren.

00:02:51: also das ist glaube ich der häufigste Fehler.

00:02:53: und der zweite Fehler dass nicht von Anfang an eine strategische Entscheidung getroffen wird.

00:02:58: Wie geht mal das Thema Buchhaltung an?

00:03:00: Gibt ja ganz verschiedene Wege zum Ziel, wie man es machen kann.

00:03:04: aber einfach sich da immer wieder beim Thema Gedanken darüber Gedanken machen und das ganze anfangen.

00:03:09: Das ist richtig, ja und am besten holt man sich halt von Anfang an irgendeinen Tool des einen unterstützt.

00:03:13: Egal welches.

00:03:14: da gibt es ja inzwischen super viele Software-Unternehmen die solche Tools anbieten, die einem auch ein bisschen so mitgeben was muss ich denn wann tun?

00:03:22: Und am Schluss hängt das natürlich alles irgendwie im Bankkonto, dass so ein bisschen weiß ich nicht... ...das Blut des Unternehmens ist, das dadurch fließt und das diverse Eingangs- und Ausgangsbelege abdeckt und man muss im Prinzip schauen, dass alles vollständig ist und alles richtig ist!

00:03:38: Ja, richtig heißt vor allem dass es richtig verbucht ist.

00:03:41: Also sagen wir das in der Steuerberatung richtig verbuchtes vor allem im ersten Schritt mal, dass die Umsatzsteuer stimmen.

00:03:46: Ich kann ja aus Rechnungen, die ich bekomme als Unternehmer oft die Vorsteuer geltend machen kriegte also die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück und andersrum regulatorisch fast noch wichtiger wenn ich eine Rechnung schreibe und jetzt nicht gerade irgendwie kleine Unternehmer bin dann werde ich ganz oft umsatzsteuereausweisen auf meinen Rechnen.

00:04:02: Die muss sich abführen und abfühlen kann ich die.

00:04:05: nur wenn ich die Belege ordentlich buche und dann die Umsatzsteuer ordentlich ermittelt wird, dann funktioniert das Ganze korrekt.

00:04:12: Weil das Thema ist was glaube ich viele unterschätzen Ich muss relativ früh von Anfang an eine Umsatz-Steuer-Vornmeldung beim Finanzamt abgeben Und die muss richtig sein Da gibt es auch keinen so.

00:04:23: Na ja der steht am Anfang seines Unternehmertums.

00:04:26: erlassen wir Nachsicht walten oder der muss nur halb so genau sein.

00:04:29: Nee!

00:04:30: Der wird vom Finanzamt von Anfang Anvolle Genauigkeit erwartet und die muss sich abliefern.

00:04:34: Eine Umsatzstelle Vormeldung ist ja übersetzt gesagt eine Steuererklärung.

00:04:38: Das vergessen glaube ich die meisten, dass es schon irgendwie so einen offiziellen und wichtigen Charakter hat und nicht nur so ein Ding ist das ich so nebenbei mache.

00:04:45: Und da muss ich natürlich auch gucken du hast das gerade richtig verbuchen ist das eine aber Der Inhalt muss natürlich auch stimmen.

00:04:51: Also ich muss mir das Unternehmer auch überlegen, wenn der Rechnung kommt.

00:04:54: was steht da drauf?

00:04:55: Stehen da alle Informationen drauf die drauf stehen müssen?

00:04:58: und gerade am Anfang wenn jetzt irgendwie die erste Rechnungen aus dem Ausland kommt kann es schon mal passieren dass sie einfach falsch ausgestellt sind oder ... was das Gängigste ist.

00:05:07: Chat-TPT stellt mir eine Rechnung von Open AI, schickt mir den Beleg und da ist ne Umsatzstelle ausgewiesen.

00:05:13: Dann kann ich schon mal sagen okay es nicht richtig... Und dann muss man natürlich dem nachgehen obwohl man das auf einem ersten Blick gar nicht erkennt dass es falsch ist.

00:05:21: Genau!

00:05:21: Ich glaube an der Stelle kommt dann auch schon eine wichtige Grundsatzentscheidung.

00:05:25: Nämlich das Thema kümmere ich mich selber darum.

00:05:28: Da muss ich mich informieren, muss sie mich schlau machen.

00:05:30: Sei es mit KI oder wie du sagst von den Softwareanbietern gibt's viele Informationen.

00:05:34: Oder gebe ich das Thema ab?

00:05:36: Oder mache ich einen Mittelweg?

00:05:37: Gibt es natürlich auch, dass ich sage mach einiges selber und einiges gebe vielleicht an Steuerberater ab.

00:05:42: Wie sind deine Erfahrungen?

00:05:45: Man muss sich halt überlegen.

00:05:47: traue ich mir das selbst zu kann ich das ordentlich machen?

00:05:49: also meine Erfahrung ist dass die Leute dies unterjährig selbst buchen ihr Bestes geben, aber natürlich manche Dinge, wofür die Steuerleute nicht umsonst irgendwie drei, vier, fünf Jahre studiert und Ausbildung gemacht haben.

00:06:01: Nicht wissen!

00:06:01: Und dann führt es halt oft dazu, dass im Jahresabschluss was im Prinzip noch mal einen Anschauen der unterjährigen Buchführung bedeutet, Dinge aufploppen und korrigiert werden müssen und das oft auch zu einer hohen Umsatzsteuernachzahlung führt weil sie halt unterjährig falsch gewürdigt wurden und das führt halt dann auch zur Stress.

00:06:19: also ich glaube wenn ich das gut kann gerne.

00:06:22: Wenn ich unsicher bin, sollte ich mich vielleicht eher darauf fokussieren oben mehr Geld zu verdienen also Umsatz stärker zu werden um mir unten die Kosten für den Steuerberater leisten zu können um halt auch einfach den Rücken frei zu haben

00:06:35: Absolut.

00:06:35: Ich muss vor allem eben einfach diese Entscheidung treffen, weil das Wichtige ist wir haben es so ein bisschen angedeutet wenn ich dann das Problem habe dass sich das mehr und mehr ansammelt Dann hab' ich eine Art Aufräumprojekt hinterher.

00:06:46: Buchhaltung soll aber kein aufräum Projekt sein sondern immer ein durchgehender klarer Prozess.

00:06:52: Ja, und es ist auch so.

00:06:53: Wenn jeder das tut was er gut kann also der Unternehmer Geld verdienen in seinem Bereich weshalb er auch selbstständig ist Und wir eben dieses Thema Buchhaltung Abschlussberatungen Co.

00:07:02: Ist halt jedem auch geholfen.

00:07:04: und wenn man da von Anfang an wenn Man sich entscheidet dass irgendwie auszulagern nennt Prozess definiert Wenn man sich einmal hinsetzt und sagt hey ich krieg dir und die Belege auf diesen und diesem Weg?

00:07:14: Und man definiert es dann läuft es eigentlich auch durch.

00:07:16: Also das ist halt nur einmal ein Aufwand des einzurichten und danach läuft's.

00:07:22: Du hast gerade gesagt, dass das Thema Geschäftskonto eine sehr große Rolle spielt.

00:07:27: Vielleicht kannst du da mal erklären warum.

00:07:30: und auch was hat es für einen Kontext mit einem Privatkonto?

00:07:33: Warum sollte ich das vielleicht trennen und warum mache ich das überhaupt?

00:07:37: Ja also wenn ich ein Geschäft... Anfang, also mich selbstständig mache so rum.

00:07:43: Und ich bin jetzt angenommen mit einer GmbH tätig.

00:07:45: dann haben wir in der Folge davor erfahren dass sich sowieso komplett alles trennen muss und um das einfach zu gewährleisten würde ich immer ein getrenntes Bankkonto für all meine betrieblichen Dinge tun auch um zu überwachen wie denn meine Liquidität aussieht.

00:07:58: Also ich habe ja gar keinen Überblick über Einnahmen und Ausgaben.

00:08:01: wenn ich das nicht trenne Welches Bankkonton man da wählen sollte es einem eigentlich freigestellt.

00:08:06: Jetzt kommen so ein bisschen auf die persönliche Präferenz an, möchte ich zu einem Banker vor Ort gehen oder bin ich ja... Dynamisch und möchte digital alles per Chatbot lösen, was inzwischen ja auch schon super geht mit den Online-Banken.

00:08:18: Und dann da einfach eine Ibern sich holen und das abwickeln.

00:08:22: Man kann dann auch, wenn man das so löst, bewusst auf vom Geschäftskonto Rücklagen wegbuchen, Gehälter wegbuchern.

00:08:30: Wenn man sich überlegt hat, was möchte man sich privat bezahlen?

00:08:34: Schauen wir uns in der GmbH an übrig bleiben und so sich selber ein bisschen strukturieren.

00:08:39: Und ich glaube, dieses Strukturieren ist vom Bankkonto her eine super Idee.

00:08:43: Aber auch dann bei allen Themen die da so dazugehören.

00:08:46: jetzt mal Beispiel Kreditkarte.

00:08:48: Am Ende brauche ich einfach eine private Kredit-Karte und eine betriebliche Kreditcard damit es komplett getrennt ist.

00:08:55: Und da muss ich halt immer aktiv dran denken, wenn ich irgendwo bin und irgendwas bezahle, dass sich die richtige Kreditkarte einsetze.

00:09:02: Weil dann habe ich es gleich getrennt!

00:09:03: Wenn ich das nicht mache gibt's hinterher ein riesen Chaos auch mit dem Steuerberater... ...und dann wirds auch teuer weil der Steuerberat, wenn sagt Schau her, das ist ein einziges Chaos was du ablieferst gemischt zwischen privat und geschäftlich damit der Steuerbrater so nicht räumt dir das gern auf aber Das kostet jede Stunde Geld und das kann man vermeiden.

00:09:22: Richtig, richtig!

00:09:23: Das ist natürlich ein bisschen Einrichtungsaufwand aber lohnt sich dann später total in finanziellen und zeitlichen Aspekten.

00:09:30: Genau, absolut.

00:09:31: Thema Rücklagen – wie viel sollte ich denn wegbuchen wenn wir schon beim Geschäftskonto sind?

00:09:37: Beim Thema Rücklagen würde ich zum einmal auf das Thema Steuern einfach drauf gucken und da würde ich so, ich würde es nicht zu akribisch zu genau machen.

00:09:46: Aber ein bisschen als Faustformel muss ich einfach zum einen gucken wenn ich Geld eingänge habe von quasi Eingangsrechnung.

00:09:52: Da ist immer Umsatzsteuer darauf.

00:09:54: Das heißt, da sollte ich ungefähr zwanzig Prozent einfach mal weglegen für die Umsatzteuer.

00:09:59: Das ist ein wichtiges Thema!

00:10:01: Natürlich, wenn ich auf der anderen Seite viele Eingangsrechnungen habe mit Vorsteuer.

00:10:04: Kann ich das im Kopf ein bisschen abziehen?

00:10:06: Aber diese zwanzig Prozent weglegen und dann muss sich gucken quasi letztlich von dem was ich an Gewinn erzähle ganz wichtig gewinnen nicht Umsatz also Umsatz minus Kosten Muss ich halt entweder, wenn es noch recht klein ist kann ich im Kopf ein bisschen mitrechnen.

00:10:20: Ansonsten muss ich halt wirklich schauen das wenn ich selber buch oder der Steuerberater sich auf die BWR schaue.

00:10:25: Schau was kommt monatlich für einen Gewinn raus?

00:10:27: Wenn ich jetzt quasi in Einzelunternehmen bin dann würde ich schon von Anfang an gut vierzig Prozent davon weglegen damit ich wirklich sicher bin.

00:10:37: Wenn ich eine GmbH habe da ist es ein bisschen leichter.

00:10:40: Da nehmen wir einfach dreißig Prozent weg weil dreizig Prozent sind immer die Steuer.

00:10:44: Das ist das eine und das andere Thema Rücklagen.

00:10:46: Ist natürlich dann so die Frage, was brauche ich noch an Rücklagen?

00:10:49: Da denke ich an Investitionen und diese Themen.

00:10:52: von daher würde ich schon schauen als Unternehmer am Anfang, dass sich das ganze Thema einmal privaten Konsum erstmal zurückstellen und wirklich gucken, dass ich da im Unternehmen Rücklagen aufbaue damit ich wieder investieren kann.

00:11:04: Der ist oder auch wenn man Mitarbeiter hat, muss in der Lage sein als Unternehmern die Gehälter zu zahlen über Monate hinweg.

00:11:10: Auch wenn es mal irgendwie liquiditätsmäßig schwierig wird, weil man ja auch eine Verpflichtung eingegangen ist und dafür sollten wir rücklagen nur mit der Fixkosten zurücklegen.

00:11:21: Sehr guter Punkt.

00:11:22: ich würde am Anfang empfehlen da eher drei als zwei Monate der Fixkosten quasi auf dem Bankkonto zu haben.

00:11:29: Das ist so größer, man wird das zu weniger Monate, aber am Anfang würde ich drei Monate empfehlen.

00:11:34: Und was ich da auch immer anbietet, ist das Geld nicht auf dem normalen Geschäftskonto rumliegen zu lassen.

00:11:39: Sondern eher so ein bisschen mehr Kontenmodell zu fahren und das Geld halt auch aktiv wegzubuchen.

00:11:45: Weil man kennt ja vom eigenen privaten Konto alles, was irgendwie weg ist und was man nicht täglich sieht gibt man auch weniger häufig aus.

00:11:52: Da liegt es dann einfach.

00:11:53: vielleicht kann man's auch noch ein bissel verzinseln lassen und dann verwenden wenn man's braucht.

00:11:59: Genau!

00:12:00: Das würde ich auch am Anfang machen.

00:12:03: Jetzt wenn wir so über das Thema Geld sprechen, dann ist ja auch super wichtig dass Geld reinkommt.

00:12:09: und da sind wir beim Thema Ausgangsrechnungen.

00:12:13: Das heißt ich muss ja den Kunden Rechnung schreiben.

00:12:15: was fällt dir dazu ein?

00:12:17: Was muss ich denn da beachten wenn ich jetzt möchte dass ich dem Kunden eine Rechnungschreib?

00:12:21: Am Schluss brauche ich zuallererst einmal eine Software, mit der ich Rechnungen schreiben kann.

00:12:26: Das ist wie früher in Word es jetzt nicht mehr möglich.

00:12:29: Es gibt die E-Rechnungspflicht spätestens ab Erstnässtem siebenundzwanzig für alle, die über einer gewissen Umsatzgrenze tätig sind und ich würde mir davon anfangen an eben eine Software holen, die das für mich erledigt.

00:12:40: Da kann ich dann auch direkt meine Kundenstammdaten verwalten, Artikel anlegen und das Rechnungsschreiben ist super schnell und easy gemacht.

00:12:48: Ich kann da auch mein Marenwesen erledigen.

00:12:50: erstellen und so weiter.

00:12:52: Und dann muss ich natürlich, wenn ich die Rechnung verschickt habe mir Gedanken machen wie komme ich zu meinem Geld?

00:12:57: Überweisen die Kunden oder überlege ich mir vielleicht einen SEPA-Einzug damit ich meinen Mahnwesen und alles drum und dann möglichst gering halte?

00:13:04: weil ich natürlich als Unternehmen auch darüber nachdenken muss wann bekomme ich welchen Zahlungseingang damit auf meine Ausgänge eben so aufgehen wie ich mir das überlegt hab?

00:13:14: und da ist unsere Empfehlung ja eigentlich schon ganz klar mit SEPa LastShift zu arbeiten.

00:13:18: es ist an sich kein großer Akt.

00:13:20: Man muss einmal eine gläubige Idee beantragen, die bekommt man in der Regel sogar auf sofortigen Abruf hin und dann braucht man auch hier irgendwie eine Software kann aber auch die Banksoftware sein um die SEPA Einzüge bei den Kunden zu veranlassen sobald die das SEPAA auch unterschrieben haben.

00:13:35: beim Anbahnungsprozess

00:13:37: Absolut, das sind ganz wichtige Punkte.

00:13:40: Ich würde noch mal kurz zurückgehen zum Thema Rechnungen schreiben.

00:13:43: Du hast gerade gesagt auf jeden Fall ein Programm E-Rechnung.

00:13:45: jetzt gibt es ja so ein paar Pflichtangaben was man oft hört.

00:13:48: eine Rechnungsnummer, Rechnungstart und Leistungsdatum kann man alles nachlesen.

00:13:52: aber warum ist es eigentlich wichtig dass diese Angaben drauf sind?

00:13:56: Am Schluss geht's hier auch wieder um die Umsatzsteuer und um das Finanzamt bisschen.

00:13:59: Es gibt halt einfach im Gesetz gewisse Vorgaben die einzuhalten sind.

00:14:04: Zum Beispiel das Thema Leistungsdatum ist halt maßgeblich für den Zeitpunkt in dem ich die Umsatzsteuer zahlen muss.

00:14:09: Es gibt ganz viele verschiedene Arten von Rechnungen, es gibt eine normale Rechnung und eine Abschlagsrechnung.

00:14:14: Und auch hier entscheidet sich zum Beispiel der Zeitpunkt immens!

00:14:18: Und ob ich jetzt irgendwie x-tausend Euro Umsatzteuer früher oder später zahle sind der Praxis natürlich schon relevant vor allem wenn ja auch das Thema Vorsorgungsausfälle irgendwann ein Thema ist und die Kunden halt einfach nicht bezahlen.

00:14:28: Ich habe aber die Umsattssteuer nicht vom Finanzamt zurückbekommen.

00:14:32: Rechnungsdatum ist zum Beispiel auch für die andere Seite, für den Vorsteuerabzug relevant.

00:14:36: Also ich kann mir das Geld vom Finanzamt erst zurückholen wenn ich eine Rechnung habe und eine Leistung oder eine Rechnung und eine Zahlung Und all diese Angaben zahlen halt irgendwie darauf ein dass Ich meine gesetzlichen Vorgaben erfülle und das Geld Zum richtigen Zeitpunkt bekomme oder zahle.

00:14:53: Ja genau absolut.

00:14:54: Jetzt hast du vorhin hast Du das Thema E-Rechnungen erwähnt was ja jetzt ganz akut wird was du auch empfiehlst Da vielleicht, wir haben da viel damit zu tun und kriegen viele Fragen von Kunden.

00:15:06: Wir haben mal so ein ganz einfaches Beispiel machen.

00:15:08: Und jemand sagt ja E-Rechnung super mache ich schon lange weil ich verschehe doch meine Rechnungen alle als

00:15:13: PDF.".

00:15:14: Ja das war lange Zeit okay.

00:15:17: jetzt hat sich eben die Gesetzgebung überlegt das anders handzuhaben.

00:15:23: Ziel ist es eigentlich, dass irgendwann alle Rechnungen über die Server der Finanzverwaltung laufen und damit Umsatzsteuerbetrug minimiert werden kann.

00:15:29: Und um das zu gewährleisten brauchen die Daten.

00:15:35: Weisen wir ja, dass jede Rechnung irgendwie in der Praxis anders aussieht.

00:15:38: und deshalb haben sie sich überlegt das sind Zukunft nur noch zwei Formate zulässig sind.

00:15:43: Das ist einmal die X-Rechnungen und es ist einmal das Zugpferdformat.

00:15:47: Das kann man sich vorstellen wie ein PDF, das so einen kleinen Rucksack dabei hat und in diesem Rucksacks steckt der Datensatz.

00:15:53: Und diese Formate sind künftig erlaubt und diese Formaten werden künftig auch eben dann irgendwann über dieses Server laufen und Deshalb muss man sich da jetzt schon damit beschäftigen Wie kann ich diese Formade generieren?

00:16:04: und die entsprechend auch empfangen als Rechnungsempfänger.

00:16:08: Genau, ich glaube man muss ja wie so oft als Unternehmer nicht jedes Detail dazu verstehen.

00:16:12: aber man braucht am Ende ein Tool des E-Rechnungen schreibt genau gewissermaßen und ein Tool das E- Rechnung entfangen kann dass man da einfach weiterhin mitspielen kann.

00:16:22: quasi beim Thema Rechnungs-Ein-Rechnungsausgang, weil ich glaube es schon nochmal ganz wichtig zu betonen.

00:16:28: Wenn jetzt diese E-Rechnerungspflicht da ist und ich sende einem Kunden eine Nicht-Ehe-Rechtnung obwohl E-Rechnerungpflicht ist dann wird der Kunde im Zweifel nicht bezahlen.

00:16:38: Weil er sagt das ist keine ordnungsgemäße Rechnung.

00:16:42: also bezahle ich nicht ne deswegen sehr sehr wichtiges Thema.

00:16:45: Ich würde jetzt noch mal umdrehen.

00:16:47: wir waren jetzt so ein bisschen bei der Rechnungenausgangsseite Das ist ja so rein organisatorisch auf die Seite, die so ein bisschen einfacher ist.

00:16:53: Weil da sitzt man, sagen wir mal, so im Cockpit drin und kann die Rechnungen auch belegtechnisch gut verwalten.

00:17:00: Jetzt schauen wir mal auf die Eingangsseite.

00:17:02: Wenn jetzt die Belege reinkommen bei mir als Unternehmen wie sollte ich das am besten machen?

00:17:08: Weil klassischerweise ist er so Ich gehe auf eine Plattform bestell was bei Amazon oder ich rufe einen an und sage dann kriege ich auf unterschiedlichsten Wegen.

00:17:16: Kriegerechnung Wie kriege?

00:17:18: Das ist

00:17:20: eine gute Frage.

00:17:21: Da gibt es auch keine Pauschalantwort, die irgendwie alles abdeckt.

00:17:25: aber ich würde mir da halt überlegen als Unternehmer wie bekomme ich Rechnungen?

00:17:29: und dann auch überlegen wo sollen sie denn hin?

00:17:32: Also was ist meine Plattform über die ich mich organisiere?

00:17:36: Sei es dass die Belege dort weitergehen an den Steuerberater sei es das sie in mein eigenes Tool wandern weil ich die Buchhaltung selber mache und da gibt's inzwischen schon gute Möglichkeiten.

00:17:44: also entweder man holt sich hier noch ein weiteres Tool das irgendwie belegeautomatisiert einsammelt Und dass ich zum Beispiel auch alles weiterleite, was es so gibt.

00:17:52: Was per E-Mail reinkommt oder sowas.

00:17:55: und dann muss ich halt sicherstellen, dass ich diese Prozesse auch umsetze und das die ohne mich laufen und vielleicht auch sogar dokumentiere.

00:18:04: Da gibts ja von der Steuerberaterzeit immer wieder den Hinweis Verfahrensdokumentationen, was immer sehr positiv wirkt beim Finanzamt wenn man sich überlegt hat wie läuft denn das?

00:18:13: Weil dann auch kleine Fehler schneller verziehen werden, wenn man grundsätzlich eine Ahnung hat, wie man's macht.

00:18:19: Aber das wäre so meine Idee, sich das zu überlegen oder einen zentralen Punkt.

00:18:24: Es kann auch Google Drive sein, wenn ich irgendwie am Anfang bin.

00:18:27: Das muss nicht sofort immer irgendein Hightech-Programm sein!

00:18:30: Genau.

00:18:31: Ich glaube wichtig ist, dass man sich einfach mal überlegt wie soll der Prozess ausschauen?

00:18:36: und wenn man das weiß wieder prozess Ausschau dass man dann im zweiten Schritt her geht und sagt okay jetzt muss ich alle meine Lieferanten alle die mir Rechnungen schreiben muss ich irgendwie dahin bringen in diesen Prozess rein und es ist dann glaub ich schon alles möglich.

00:18:48: da gibt's ja noch so ein Ich nenne es mal so einen halb nachgelagerten Schritt.

00:18:52: Das ist das ganze Thema Aufbewahrung, ich bin ja auch verpflichtet die Rechnungen gesetzlich.

00:18:58: Da spielt natürlich auch das Thema Steuereien aber es gibt doch einfach so schon ein Gesetz sehr lange auf zu bewahren.

00:19:04: Wie mache ich das dann im digitalen Zeitalter?

00:19:06: Was ist da eine gute Idee?

00:19:08: Auch hier muss man... Gucken, je nachdem welche Software man wählt.

00:19:12: Also ich würde da auch immer empfehlen eine Software zu wählen die das von sich aus schon garantiert also wie Herr Steuerberat die natürlich jetzt in dem Fall mit Dativ arbeiten können der Unternehmen online empfehle als revisionssichere Aufbewahrungsplattform.

00:19:27: Das muss aber nicht zwingend die Plattform sein, auf der der Kunde arbeitet.

00:19:30: Man kann sie auch anbinden.

00:19:31: Ich muss mir nur an irgendeiner Stelle in dem Prozess überlegen wer kümmert sich um das?

00:19:37: Muss ich das tun?

00:19:37: Macht es mein Steuerberat da?

00:19:38: macht das irgendeine Software-Unternehmen damit ich im Falle dass was schief geht das wiederherstellen kann und halt auch die Aufbewahrungspflicht erfüllen kann.

00:19:47: Genau also ganz ganz wichtiges Thema und glaube da würde ich noch mal zu dem was wir im Eingang besprochen haben zurückgehen nämlich da so früh wie möglich Gedanken machen.

00:19:55: Also jetzt höre ich aus unserer Erfahrung mit hunderten oder tausenden Unternehmern, glaube ich eines der wichtigsten Themen von Anfang an das Sauber aufzustellen und auch ein Dienstleister wie den Steuerberater ins Boot zu nehmen weil er kann natürlich ja auch helfen und sagen schauen, nimm dieses Tool, nenn dieses Tool und dann hast du einen richtig guten Prozess.

00:20:13: und beide Seiten haben halt am Ende wenig Aufwand drin

00:20:17: Und offen gesprochen die meisten Nervbuchhaltung, aber wenn man das für sich wirklich annimmt und nutzt und einmal gescheit bearbeitet kann es wirklich cool sein.

00:20:27: Also dann kann man da auch unternehmerische Entscheidungen ableiten und sagen hey der Monat war so und so wie wirkt sich das jetzt aus?

00:20:33: Wenn ich das und das mach und ja nicht nur als lästige Beschäftigungsdienst sondern auch für sich nutzen.

00:20:40: Absolut!

00:20:41: Genau.

00:20:41: Jetzt haben wir gerade, ja, wir sind immer noch so ein bisschen beim Thema auch Konto-Geschäftskonto.

00:20:46: jetzt gehen wir mal zum Thema Konto standen.

00:20:48: das ist auch ein spannendes Thema.

00:20:49: du hast vorhin schon gesagt überlegen wir mal wie viel müssen wir zurück legen für Steuer und für andere Themen.

00:20:56: warum Die Idee, dass man quasi sein Unternehmen managed vom Bankkonto ausgesehen.

00:21:02: Indem er einfach sagt Mensch jetzt habe ich dreißigtausend Euro auf dem Bankkonton alles entspannt.

00:21:07: Warum ist das eine schlechte Idee?

00:21:09: Und wie sollte ich mich dann so ein bisschen organisieren damit ich da ein besseres, ich nenn es jetzt mal Liquiditäts- oder Cashmanagement reinbekommen?

00:21:17: Ja gute Frage!

00:21:18: Also primär liegt es dran, dass es jetzt aus steuerlicher Perspektive verschiedene Gewinnermittlungsarten gibt.

00:21:25: Es gibt die Einnahmen in Überschussrechnung, die tatsächlich funktioniert wie im Bankkonto.

00:21:30: Da kann ich mir vorstellen das alles was ich einnehme oder ausgebe auch mein Gewinn ist.

00:21:34: aber es gibt halt davon Abweichen vor allem bei größeren Unternehmen ab einer gewissen Größenklasse oder Rechtsformen, auch die Bilanzierung.

00:21:41: und die denkt ganz anders.

00:21:43: Die schaut sich an was ist mir wirklich im Unternehmen einen Ertrag entstanden und Aufwand entstanden?

00:21:48: Egal wann ich das gezahlt oder bekommen habe und spätestens ab dem Moment funktioniert es nicht mehr.

00:21:54: Das kann dann sein dass ich irgendwelche Dinge schon positiv oder negativ versteuern muss.

00:21:58: also zum Beispiel schreibende Rechnung an den Kunden, habt ihr das Geld aber noch nicht gesehen.

00:22:03: Muss trotzdem schon die Umsatzsteuer zahlen drauf – zwanzig Prozent und die Ertragssteuerzahlen drauf also nochmal ungefähr dreißig Prozent.

00:22:09: Und das habe ich natürlich in meinem Bankkonto noch nicht

00:22:11: berücksichtigt.".

00:22:14: Da muss man sich dann überlegen wie mache ich das?

00:22:16: Meistens bietet es sich an einmal die BWA anzuschauen und wir hatten sie auch im ersten Teil der Unternehmerreise schon erklärt, dass man sich die einmal erklären lassen sollte um zu verstehen was ist der Gewinn und sich natürlich nebenbei auch noch irgendwie eine Liquiditätsplanung zu überlegen oder zumindest wenn ich es nicht im Kopf kann.

00:22:33: Es gibt ja so Menschen die können das aber immer da nicht so gut in der Lage ist sich auch irgendwie ein Tool zu holen und zukünftige Einnahmen Ausgaben einzuplanen um da nicht in Schwierigkeiten zu geraten.

00:22:45: absolut also das fast glaube ich sehr gut zusammen.

00:22:49: und ich glaub bei diesem thema planung das darf man nicht zu fancy sehen.

00:22:53: Ich muss da auch nicht jeden sind genau planen aber ich muss irgendwas machen weil nur weil des geld jetzt geht zurück auf mein beispiel wir haben dreißig tausend eurer offen konnt Nur weil das Geld auf deinem Konto liegt, gehört es ja nicht zwingend dir.

00:23:04: Es kann ja gut und gerne sein dass ich drei Tage später fünfzigtausend Euro Umsatzsteuer abführen muss.

00:23:09: dann bin ich eigentlich im Minus ne?

00:23:11: Dann sehe ich das wie du entweder Ich habe ein Tool wo ich das Abbilde oder zusammen mit dem Steuerberater des Abbildes Oder ich kriege nach und nach Ein Gefühl dafür was Monat für Monat Auf meinem unternehmerischen Bankkonto passiert Dass sich nach und Nach Fühle quasi okay.

00:23:29: Wann gehen die Lohnzahlungen ab für die Mitarbeiter?

00:23:31: In welcher Höhe, wann geht die Umsatzsteuer ab?

00:23:33: Wann geht die Miete ab?

00:23:35: Was wird ungefähr reinkommen?

00:23:36: und das muss ich immer im Blick haben.

00:23:38: Weil was ganz schlecht ist wenn das Konto leer ist und ich noch X-Zahlungen eigentlich leisten muss bin ich sofort in einem Riesenproblem beim Thema GmbH.

00:23:47: Wir haben es in der ersten Folge gehört spielt dann schon so das Thema Insolvenz plötzlich rein, Zahlungsunfähigkeit

00:23:54: usw.,

00:23:55: Geschäftsführerhaftung usw.. aus der Finanzsicht ein ganz, ganz wichtiges Thema.

00:24:02: Jetzt zahlt er auf dieses Thema glaube ich auch ein dass man eben diese Buchhaltung woraus solche Informationen für eine Planung auch gewinnbar sind das die aktuell ist ne?

00:24:14: Dass sich dann wirklich einen sauberen aktuellen Blick drauf hat.

00:24:17: was kann ich denn jetzt quasi tun in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei um diese Zusammenarbeit gut zu gestalten?

00:24:24: und Gut heißt für mich als Unternehmer Zum einen ist es nicht so teuer, weil ich keinen Sonderaufwand generiert.

00:24:31: Zum anderen habe ich aber auch ständig aktuelle Informationen von der Kanzlei.

00:24:34: Wie kann ich das verbessern?

00:24:36: Am Schluss ist das eigentlich eine Zusammenfassung unseres bisherigen Inhalts.

00:24:41: Ich muss mir Gedanken machen über ein Prozess, der sollte am besten schnell und digital sein und vollständige und gute Daten enthalten.

00:24:47: Und wenn ich diese drei Dinge erfülle... Diese Dinge zum Beispiel dem Steuerberater zur Verfügung Stelle, kann eher wenn es ein guter ist diese auch schnell digital und ja ergebnisorientiert verarbeiten.

00:24:59: Und wenn das so läuft wir haben auch im Unternehmen Mandate die liefern uns am ersten des Monats quasi die Zahlen und dann bekommen die Gefühle am dritten oder vierten ihre Ergebnisse So kann das halt auch gehen.

00:25:10: aber Wir können nur abliefern Wenn der Kunde uns den entsprechenden Input gibt und meistens ist das das Problem Dann fehlen Belege Nachreichungen oder noch irgendwas Papiermäßiges.

00:25:22: Und dann wird es langsam, dann wird's unaussaggekräftig und dann kann man nicht mehr damit arbeiten.

00:25:28: was hilft einem das Ergebnis von vor drei Monaten wenn man jetzt schon gefühlt jetzt aus Sicht des oktober die letzte Quartalszeit planen muss?

00:25:37: Genau, also das ist ja was, was wir in der Praxis sehr oft erleben.

00:25:42: Dass einfach von Unternehmerseite so das Thema Buchhaltung zahlen ein bisschen hinten angestellt wird und dann eben am Ende des Monats oder kurz vor der Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch schnell die Belege zusammengetragen werden und abgeschickt werden Und dann erleben wir halt genau diese Themen.

00:25:57: Dann wird es quasi unschön weil Es fehlen Belege Die kann's live fragt zurück.

00:26:02: Der Kunde Ist dann auch gestresst Weil da muss er kurz vor knapp aus sein anderen Themen rausgehen und sagen, jetzt geht es auf Belegsuche.

00:26:10: Als Unternehmer auch nicht das was man sich unter dem Unternehmerleben vorstellt.

00:26:14: Und dann wird's schwierig.

00:26:15: Dann sind wir wieder da wo wir ganz am Anfang gesprochen haben.

00:26:18: die Buchhaltung muss von Anfang an ein guter Prozess sein und keine nachträgliche Aufräumaktion.

00:26:25: Ich glaube dass ist ganz wichtig.

00:26:27: Da vielleicht noch zwei Sachen dazu.

00:26:28: Das erste ist man ist als Unternehmer schnell im Risiko.

00:26:31: wenn ich zum Beispiel irgendwann den Belegnummer finde aber die Zahlungen dafür habe kann es in Zweifel sein mir das zu Recht irgendwie auf mein privates Verrechnungskonto bucht, was so viel bedeutet wie ich schulde meiner GmbH Geld.

00:26:42: Und wenn es jetzt immer mehr wird, habe ich keinen Vorstellabzug.

00:26:46: da gibt mir Geld verloren.

00:26:47: Ich muss meine Gmbh Geld privat nachschießen.

00:26:49: Das ist auch nicht ideal und das führt alles dazu dass der Wurm drinnen ist und man dann irgendwann beim Jahresabschluss auch nicht mal wirklich raus sieht sag' ich mal.

00:26:59: Ich denke auch, dass man ohne aktuelle Zahlen viele Entscheidungen gar nicht treffen kann.

00:27:04: Jetzt sage ich mal ein Beispiel.

00:27:05: Viele Unternehmer gerade am Anfang die überlegen, kann ich jetzt den ersten Mitarbeiter anstellen oder später überlegt mir vielleicht kann ich den fünften anstellen?

00:27:13: Wovon macht man das abhängig?

00:27:15: von einer Summe aus den Informationen Auftragslage Umsatzlage Kosten wie viel Gewinn mache ich?

00:27:21: und all diese Themen Und das weiß ich nur wenn ich aktuelle Zahlen habe.

00:27:25: alles andere ist eine reine Bauch in die Luftentscheidung und deswegen glaube ich ist es viel, viel wichtiger noch als oft erkannt wird da aktuelle Zahlen zu haben.

00:27:35: Absolut!

00:27:36: Das waren jetzt schon sehr viele wichtige Punkte.

00:27:38: wenn du die nochmal in sechs Punkten zusammenfassen müsstest wie wir am Anfang angekündigt haben?

00:27:42: Wie würdest du das nennen?

00:27:44: Also ich glaub was mir ganz wichtig ist wenn ich jetzt das zusammenfasse.

00:27:49: das erste ist das was wir gesagt haben na Geschäft von Privatrennen komplett auf allen Ebenen.

00:27:55: Also Bankkonto trennen, Kreditkarte trennen all diese Themen von Anfang an zu hundert Prozent dass ich da sauber bin.

00:28:03: Das nächste Thema was glaube ich ganz wichtig ist das Thema Software Rechnungsprogramm sowohl für ausgehende Rechnungen als auch für eingehende Rehnungen.

00:28:13: dann muss ich mir Gedanken machen und da muss ich eine gute Software holen damit ich da gut aufgestellt bin da keine Probleme können.

00:28:21: Dann kommt, glaube ich so ein bisschen was mir einfällt.

00:28:23: Dein Punkt Thema E-Rechnung.

00:28:25: Was ist da wichtig?

00:28:28: Vorbereitet sein, nix vergeigen... weil sonst bekomme ich kein Geld mehr von den Kunden jetzt mal überspitzt ausgedrückt und sich halt über die gesetzlichen Pflichten informieren und abdecken können.

00:28:42: Der vierte Punkt, das ich sagen würde, was superwichtig ist dieses Thema Prozess also dass ich mir Gedanken mache, was passiert mit eingehenden Rechnungen?

00:28:49: wo werden sie abgelegt?

00:28:51: wie kommen die rein Und ausgehende Rechnungen, wie gehen die raus?

00:28:55: Wo werden sie abgelegt.

00:28:56: Vielleicht sogar noch ein Mitarbeiter dazunehmen.

00:28:59: Wenn ich gewachsen bin, muss ich das selber machen.

00:29:02: Dann kann ich jemandem beschäftigen, der es für mich tut.

00:29:05: Bitte, bitte!

00:29:06: Auf diesem vierten Punkt möchte ich noch mal ein großes Ausrufezeichen machen.

00:29:09: Weil so viele Unternehmer schon erlebt haben, die wesentliche Teile ihrer Zeit dann damit verbringen dahinterher zu räumen was absurd ist.

00:29:18: ja weil so verdient man kein Geld mit Belege suchen.

00:29:21: Absolut.

00:29:22: Genau, noch ein ganz wichtiger Punkt für mich ist das Thema Rücklagen.

00:29:26: du hast es gesagt fast doch nochmal zusammen.

00:29:28: was ist da wichtig?

00:29:30: Steuerrücklagen bilden um nicht überrascht zu werden von den Steuerbescheiden und Fixkosten.

00:29:35: genauso planen und zurücklegen damit auch hier keine unvorhergesehenen Dinge passieren.

00:29:42: genau.

00:29:42: Und ich glaube dann zuletzt auch noch wichtig, der Punkt.

00:29:45: Dann in der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei, die es in irgendeiner Form in fast jedem Unternehmen gibt machts das fest aus, macht einen festen monatlichen Rhythmus aus für was auch immer?

00:29:55: Ob die Steuerkantler die Buchhaltung komplett macht von A bis Z oder ob ihr das selber macht und die Steuerkanstler schaut zum Beispiel mal drüber, war's auch immer aber es muss genau abgesprochen sein wann passiert was mehr macht.

00:30:06: was sonst fühlt sie zu Frustration

00:30:08: absolut Und das Buchhaltungsthema wird sicher nie des Lieblingsthemas eines jeden Unternehmers, aber wir haben gerade gehört.

00:30:15: Wenn man es richtig aufsetzt kann es nicht nur nervig sein sondern auch wirklich was bringen.

00:30:19: und solltet ihr da aktuell noch nicht gut beraten sein wendet euch gerne an uns.

00:30:24: Wir setzen da gern zusammen mit euch in den Prozess auf um das Thema Buchhaltungen künftig nicht mehr lästig sein zu lassen.

00:30:31: Genau, da freuen wir uns drauf.

00:30:33: Danke!